Tulostinystävällinen sivu

Excel Pivot -taulukko

Excelin pivot -taulukko -toiminto on suurimmalle osalle excelin käyttäjistä tuntematon. Tämä on sääli, sillä pivot-taulukko on yksi excelin parhaita ominaisuuksia. Pivot sopii täydellisesti erilaisten yhteenvetojen ja raporttien luomiseen tai tai ylipäänsä tilanteisiin, joissa isoja tietomääriä halutaan analysoida.

Esimerkkitiedostot -otsikon alta löydät työkirjan, josta löytyy tämän esimerkin mallidata. Lisäksi työkirjan Pivot-taulukko osaa päivittää itsensä automaattisesti ja resurssien kirjaamisen helpottamiseksi käytössä on myös tietojen kelpoisuustarkistus.

Pivotin luominen

Demotaan Excel Pivot -ominaisuutta yksinkertaisen esimerkin avulla. Yritys haluaa seurata eri projektien viemiä resursseja excel-taulukossa, josta halutaan luoda viikottaisia tai kuukausittaisia raportteja.

Seuraavista projekteihin liittyvistä resursseista halutaan pitää kirjaa:

• Projektin nimi
• Päivämäärä
• Tunnit
• Työntekijä
• Työvaihe

Otsikot tulee kirjata kaikki samalla riville kuvan osoittamalla tavalla.

Kun tietoa on kertynyt riittävästi, voidaan tietojen pohjalta luoda pivot-taulukko. Excel 2007 Pivot taulukko luodaan seuraavalla tavalla: Valitse jokin solu Pivotin lähdealueelta ja napsauta Lisää -välilehdeltä Pivot-taulukko -painiketta.

Excel kehystää Pivot-alueen. Napsauta OK.

Pivotin luomisen jälkeen sinun tulisi nähdä jotain tämän tyylistä.

Jos sensijaan näetkin jotain alla olevan kuvan tapaista, älä hämmenny. Excel 2007:ssa Pivotteja voidaan hallita vanhalla tai uudella käyttöliittymällä. Uudessa käyttöliittymässä Pivot-alue on erinäköinen. Pivotin käsittely on kuitenkin samanlaista sekä uudella että vanhalla käyttöliittymällä. Siihen kumpi käyttöliittymä on käytössä voidaan vaikuttaa Pivot-taulukon asetuksista (Asetukset-välilehti->Asetukset-painike->Näytä välilehti->Perinteinen pivot-taulukon asettelu).

Pivottia hallitaan tilannekohtaisten Asetukset- ja Rakenne-nimisten välilehtien kautta. Varmista, että Näytä tai piilota ryhmä aivan valintanauhan oikeassa reunassa näyttää samalta kuin oheisessa kuvassa.

Tartu hiirellä ruudun oikeassa reunassa oleviin kenttäluettelon kenttiin ja raahaa kentät kuvan osoittamiin lokeroihin. Huomaa, että kenttäluettelon kentät ovat samat kuin pivotin lähdealueen otsikot.

Kun olet raahannut kentät kuvan osoittamalla tavalla, pivot alueesi pitäisi näyttää tältä.

Onneksi olkoon! Olet luonut yksinkertaisen Pivot-taulukon. Tyypillisesti Pivot-taulukoita halutaan havainnollistaa Pivot -kaavioiden avulla. Luodaksesi Pivot-kaavion napsauta Asetukset-välilehdeltä Pivot-kaavio -painiketta.

Pivot-kaavio -ja taulukko ovat aina linkitetty toisiinsa. Muutokset Pivot-taulukossa heijastuvat kaavioon ja päinvastoin. Oheisesta Pivot-kaaviosta luotu ympyräkaavio voisi näyttää esimerkiksi tältä:

Pivotin avulla suuresta tietomäärästä voidaan luoda halutunlaisia yhteenvetoja ja havainnollistaa niitä pivot-kaavioin. Esimerkin projektiseurannassa voitaisiin tietoja jäsentää vaikka seuraavilla tavoilla:

• Projektikohtainen työtuntien jakautuminen työlajeittain
• Työtuntien jakautuminen eri työntekijöille
• Työtuntien jakautuminen eri kuukausille

Esimerkin projektiseurannan ideaa voidaan toki soveltaa mitä erilaisimpiin asioihin. Oleellista on kerätä tietoa siten, että siitä on helppo jälkikäteen luoda Pivot-taulukko. Tiedon järjestäminen pivot-taulukon hyväksymään muotoon onnistuu toki jälkikäteenkin, mutta suurten tietomassojen uudelleen järjestely vaatii yleensä tarkoitukseen sopivan excel makron koodausta.

Esimerkkitiedostot

Resurssiseuranta.xls, makroilla ja kelpoisuusehdoilla tehostettu tuntikirjanpito. Huom! Sinun tulee sallia makrot, jotta saat alla mainitut ominaisuudet käyttöösi.

• Automaattisesti päivittyvä Pivot-taulukko
• Pystyt itse määrittelemään seurattavat asiat
• Voit lisäksi valita arvot pudotusvalikoista, jolloin ei tule kirjoitusvirheitä